Veiledning - ny portal

Her finner du veiledninger som loser deg gjennom prosessen fra førstegangsregistrering til rapportering i den nye portalen.

Klikk Logg inn / Registrer deg på forsiden for å komme til portalen.

VEILEDNINGSVIDEOER

VEILEDNINGSVIDEOER SAKTE VERSJON

Disse videoene er for deg som i ro og mak vil ta deg god tid for å lære hvordan du bruker den nye tilskuddsportalen.

VEILEDNINGSVIDEOER RASK VERSJON

Disse videoene er for deg som bare vil ha et raskt innblikk i hvordan du bruker den nye tilskuddsportalen.

Ofte stilte spørsmål

Hvem kan søke på tilskuddet?

Lag som har gyldig medlemskap i en av Musikkens studieforbunds medlemsorganisasjoner kan søke opplæringstilskudd.

Enkeltpersoner som har medlemskap i en medlemsorganisasjon kan ikke søke.

Når er fristen for å søke?

Søknader om opplæringstilskudd skal sendes innen planlagt startdato.

Når er fristen for å rapportere?

Du finner rapportfristen ved å klikke deg inn på kurset i søknadsportalen. Som hovedregel er rapportfrist tre uker etter planlagt sluttdato, og senest 1. juli/1. januar for vårsemesteret/høstsemesteret.

Dersom du har behov for å be om utsatt frist kan du sende melding til din saksbehandler. Det kan ikke garanteres at en forespørsel om utsatt frist kan innvilges.

Hvordan kommer jeg i kontakt med min saksbehandler?

Se eventuelt veiledning: Sende melding til saksbehandler

Du kan sende melding direkte til din saksbehandler i søknadsportalen. For å gjøre dette klikker du deg inn på kurset ditt, går til Meldinger og deretter Ny melding.

Det er fylkesmusikkrådet i ditt fylke som har ansvaret for saksbehandlingen. Du kan klikke her for en oversikt over fylkesmusikkrådene.

Hvordan endrer jeg kontaktperson for laget mitt i portalen?

Se eventuelt veiledning: Endre kontaktperson i portalen

Du kan legge til nye kontaktpersoner/brukere i søknadsportalen ved å klikke på navnet ditt øverst til høyre i vinduet og deretter Administrer brukerkontoer. Så klikker du på Inviter ny bruker og skriver inn navn og e-postadresse til den nye kontaktpersonen.

Husk å markere for Administrator slik at den nye kontaktpersonen får alle rettigheter i systemet.

Rollen som standard bruker gir brukeren mulighet til å søke om tilskudd, og rapportere for sine egne søknader.

Rollen administrator gir brukeren mulighet til å se og rapportere for alle lagets søknader, samt invitere nye brukere til laget.

Får jeg e-post når søknaden er behandlet?

Når søknaden er behandlet vil du motta et varsel på e-post fra noreply@studieforbund.no.
Du må logge inn i portalen for å lese vedtaksbrevet.

Hvor mange timer kan man registrere pr dag?

Som hovedregel er åtte det maksimale timetallet pr dag. Lengre samlinger kan godtas hvis det finnes en faglig eller pedagogisk begrunnelse for dette. Du kan i så fall bli bedt av saksbehandler om å oppgi en begrunnelse for samlingens varighet.

Minimum varighet for en samling er én time.

Kan samlingene foregå når som helst på døgnet?

Nei. Som hovedregel godkjennes ikke samlinger mellom klokken 00.00 og 06.00.

Kan bandet mitt søke om timer med lærer?

Studieplaner for band er i all hovedsak beregnet på timer uten lærer. Det kan likevel være mulig å få godkjent timer med lærer i de tilfeller der bandet av faglige eller pedagogiske årsaker har hentet inn en ekstern instruktør som ikke er en del av den faste besetningen.

Kan vi få tilskudd hvis vi har færre enn fire fullførte deltakere?

Obs! For kurs med studieplan for trioer gjelder egne bestemmelser som ikke omfattes av dette svaret.

Som hovedregel skal det være fire tellende deltakere. En tellende deltaker skal være minst 14 år innen utgangen av kalenderåret, og ha minst 75% frammøte. Lærer kan telles med som en av de tellende deltakerne.

Du kan i spesielle tilfeller søke om dispensasjon fra denne bestemmelsen. Spesielle tilfeller kan være:
- Særlige praktiske eller pedagogiske hensyn som tilsier at kurset bør ha færre enn fire deltakere.
- Kurset var planlagt for fire eller flere, men uforutsette hendelser medførte et lavere antall fullførte deltakere til slutt. Alle påmeldte deltakere må være registrert på deltakerlisten i kursrapporten.

Kurset må ha minst én fullført deltaker, i tillegg til lærer, for å kunne få dispensasjon.

Når du forsøker å sende inn rapport med for få fullførte deltakere dukker det opp et tekstfelt der du blir bedt om å begrunne det lave deltakertallet. For å søke om dispensasjon skriver du inn din begrunnelse der og sender inn rapporten. Vær oppmerksom på at hele kurset må underkjennes dersom søknad om dispensasjon ikke kan innvilges.


Kan samlingene gjennomføres digitalt?

Samlinger kan gjennomføres elektronisk/digitalt så lenge deltakerne deltar samtidig og samlingen ledes av en instruktør/lærer.

Som følge av koronapandemien er det inntil videre anledning til å gjennomføre hele kurset digitalt. Tidligere har det vært krav om 50 prosent fysiske samlinger. Inntil videre gjelder unntaket ut 2022.

Vi gjennomførte flere/færre timer enn vi søkte om. Hva gjør jeg?

Det er vanlig at datoer og timetall ender opp med å bli annerledes enn det man oppga i søknadsskjemaet.

I slike tilfeller behøver du ikke å sende ny søknad eller gi beskjed til saksbehandler. Når du registrerer korrekt frammøte i rapportskjemaet oppdateres alle opplysninger om timetall, start- og sluttdato og beregnet tilskudd.

Må kurset holde seg innenfor enten vår- eller høstsemesteret?

Når du søker opplæringstilskudd kan du velge mellom to semester/søknadsrunder:
1. Våren
(1. januar-30. juni).
2. Høsten
(1. juli-31. desember).

Som hovedregel skal kursene ha start- og sluttdato innenfor samme semester. I spesielle tilfeller kan man registrere kurs som strekker seg over to semester. Dette gjøres i dialog med saksbehandler.

Kurset ble avlyst. Hvordan sletter jeg søknaden?

Søknader som er innsendt kan ikke slettes. Dersom kurset ikke ble gjennomført, eller du av andre grunner ønsker å trekke søknaden, kan du sende en melding til din saksbehandler inne i portalen.

Hvordan søker jeg om tilretteleggingstilskudd?

Se eventuelt veiledning: Søk om tilretteleggingstilskudd

Du kan søke om tilretteleggingstilskudd (TRT) i rapportskjemaet dersom kurset har hatt kostnader til deltakere med behov for ekstra tilrettelegging. Du svarer «Ja» på spørsmålet «Søker dere om tilretteleggingstilskudd?» for å få opp felt for å søke TRT.

For å søke om TRT må du skrive en redegjørelse for hvorfor kurset har hatt ekstra kostnader til tilrettelegging. Under «Spesifisering av tilretteleggingskostnader» må du føre opp de konkrete tilretteleggingskostnadene. Du skal ikke legge inn hele kursregnskapet, kun kostnadene til tilrettelegging.

Du skal ikke laste opp utgiftsbilag, men du kan bli bedt om å laste dem opp i ettertid i forbindelse med stikkprøvekontroller. For å søke TRT må du derfor forplikte deg til å oppbevare de aktuelle utgiftsbilagene i fem år.

Du skal ikke skrive inn et eget søknadsbeløp for TRT. Dette hentes automatisk fra «Spesifisering av tilretteleggingskostnader».

Når utbetales tilskuddet?

Tilskuddet for kurs gjennomført i vårsemesteret (1. januar-30. juni) utbetales vanligvis i oktober.
Tilskuddet for kurs gjennomført i høstsemesteret (1. juli-31. desember) utbetales vanligvis i april.

Hvor kan jeg få bilag for utbetalt tilskudd?

Se eventuelt veiledning: Last ned utbetalingsbilag fra søknadsportalen

Du kan laste ned utbetalingsbilag for ditt lag direkte fra søknadsportalen ved å klikke på navnet ditt øverst til høyre i vinduet og deretter Administrer brukerkontoer.

Så klikker du på Utbetalingsbilag for å få opp en liste over alle utbetalingsbilag knyttet til laget.

Du kan klikke på hver enkelt av dem for å laste dem ned i pdf-format.